El catering se lleva la mayor parte del presupuesto de un casamiento y es lo que más comentan los invitados al otro día. Esta es la secuencia que conviene seguir, con lo que hay que preguntar en cada etapa.
Entre 8 y 12 meses antes
- Definí la fecha, el horario y el lugar. Sin eso nadie puede cotizar en serio.
- Fijá un número aproximado de invitados. Puede moverse, pero el rango tiene que estar.
- Averiguá si el salón tiene catering propio, si permite traer uno de afuera y si cobra un canon por hacerlo. Es una condición que cambia todo el planteo.
- Pedí tres presupuestos con los mismos datos.
Entre 6 y 8 meses antes
- Pedí una degustación. Preguntá si es sin cargo, si se descuenta del total y para cuántas personas es.
- Revisá que el presupuesto detalle, línea por línea: recepción, plato principal, postre, mesa dulce, bebida, personal, vajilla, mantelería y traslado.
- Preguntá cuánto personal va a haber y cuántos invitados atiende cada mozo. La referencia habitual es un mozo cada 10 a 15 personas en servicio a la mesa.
- Confirmá si tienen seguro de responsabilidad civil y habilitación bromatológica.
Al firmar
Lo que tiene que quedar por escrito, sí o sí:
- Menú completo y cantidad de bocados por persona.
- Precio por persona y qué pasa si cambia la cantidad de invitados: hasta cuándo se puede bajar el número y cuál es el mínimo garantizado.
- Horario de inicio y de cierre del servicio, y cuánto cuesta cada hora extra.
- Forma de pago, fechas de las señas y política de actualización de precios. En Argentina este punto es el que más conflictos genera: pedí que diga con qué índice y en qué momento se actualiza.
- Qué pasa si se cancela o se posterga, y cuánto se devuelve.
- Menús especiales: celíacos, vegetarianos, veganos, alergias. Anotá que se informan hasta X días antes.
- El menú del personal contratado (fotógrafo, DJ, banda) y si está incluido.
Un mes antes
- Pasá el número final de invitados y el detalle de menús especiales.
- Confirmá la hora de llegada del equipo y quién les abre el salón.
- Definí quién es el contacto del día: una sola persona, que no seas vos.
- Revisá el plano de mesas con el responsable del servicio.
La semana previa
- Reconfirmá por escrito la cantidad final y el horario.
- Pedí el teléfono directo del responsable que va a estar esa noche.
- Definí qué se hace con lo que sobra: si se puede llevar, quién lo retira y en qué.
Las señales de alarma
Un presupuesto que no detalla nada y cierra en un solo número. Un proveedor que no acepta poner por escrito la política de actualización. Una diferencia de precio enorme contra los otros dos sin una explicación clara de qué incluye menos. Y la más común de todas: no querer hacer degustación.
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